Как устроен чек‑лист

Чек‑лист разбит по этапам подготовки. На каждом этапе фиксируем:

  • что нужно сделать;
  • кто владелец задачи;
  • дедлайн;
  • критерий готовности;
  • план B по рискам.

За 4–8 недель до даты

  • Цели, аудитория, KPI, формат, бюджетная рамка.
  • Черновик программы: треки, роли, длительность блоков.
  • Список спикеров и ответственные за бриф/материалы.
  • Площадка: бронь, план зала, зоны, ограничения.
  • Техника: ТЗ на звук/свет/видео/трансляцию, запросы подрядчикам.
  • Регистрация: сценарий регистрации, письма, политика данных.

За 10–14 дней

  • Утверждение программы и тайминга (версия 1.0).
  • Сбор презентаций/демо, проверка форматов и требований.
  • Согласование навигации, бейджей, бренд‑материалов.
  • План питания и сервиса: график, зоны, персонал.
  • Сценарий “что если”: спикер не приехал, техника, задержки.

За 3–7 дней

  • Техпрогон (или минимум тест ключевых сцен): видео, звук, трансляция.
  • Репетиция открытия/закрытия и сложных переходов.
  • Финальная версия тайминга и протокол решений.
  • План штаба: кто где стоит, каналы связи, ответственные.
  • Проверка логистики гостей и VIP.

День события

  • Штаб управления: тайминг, контроль зон, оперативные решения.
  • Контроль регистрации и потоков гостей.
  • Техконтроль: звук/свет/видео/трансляция, резервные решения.
  • Контроль сервиса: питание, уборка, навигация, безопасность.
  • Фиксация фактов для отчёта: посещаемость, вовлечённость, проблемы.

Пост‑ивент

  • Сбор обратной связи (опрос/интервью), NPS (если используете).
  • Финансовая сверка: факт vs план, причины отклонений.
  • Разбор команды: что сработало, что улучшить, список действий.
  • Материалы: записи, презентации, рассылки, следующий шаг.

Как получить чек‑лист

Нажмите «Получить чек‑лист» — пришлю файл и короткую инструкцию, как вести контроль.

Получить чек‑лист Продюсер конференции